Antes de começar
Arquivos abrem normalmente, mas a busca não encontra nomes e números. Alguns PDFs declarados como PDF/A falham no validador. A aceitação precisa separar sucesso de processamento, conformidade do arquivo e qualidade da informação recuperada.
Delimite o conjunto a trabalhar e nomeie um responsável pelo aceite. Use amostras sem dados pessoais sempre que possível. Preserve uma referência da situação inicial e registre o que será alterado. A execução deve respeitar permissões, contratos e impedimentos aplicáveis ao acervo.
Procedimento por etapa
Preparar a imagem
Corrija orientação e enquadramento com cuidado para não cortar conteúdo. Preserve uma referência de entrada e documente alterações. Teste documentos claros, escuros, manuscritos e com tabelas separadamente.
Medir a pesquisa
Monte uma lista de termos reais e confira se o OCR os recupera. Avalie números, acentos, colunas e nomes próprios. Não use uma única taxa de acerto do motor como substituta da inspeção de casos críticos.
Validar o formato de saída
Escolha o perfil PDF/A adequado ao projeto e execute um validador, como veraPDF, quando aplicável. Registre versão da ferramenta, resultado e exceções. Confira a renderização e a posição do texto após a conversão.
Ficha de controle para adaptar
| Campo | Preenchimento esperado |
|---|---|
| Escopo e identificador | Processo, lote ou conjunto incluído e limites do trabalho |
| Fonte e requisito | Documento de referência, versão e decisão de aplicabilidade |
| Responsáveis | Executor, revisor e aprovador com alçadas definidas |
| Evidência | Localização do registro que permite reproduzir a conferência |
| Exceção e providência | Divergência, impacto, responsável, prazo e situação |
| Aceite | Resultado verificado, data e responsável pela aprovação |
Critérios específicos de verificação
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Pesquisa | Conjunto de consultas de teste com resultados | Qualidade de OCR |
| Formato | Relatório do validador para o perfil escolhido | TI |
| Imagem | Comparação visual de páginas críticas | Revisão |
Como tratar uma divergência
Pause a ação afetada, preserve o registro de entrada e descreva o comportamento observado. Diferencie uma falha pontual de um problema que possa atingir o lote inteiro. Encaminhe a decisão à alçada responsável e registre a providência antes de repetir a operação.
Depois da correção, repita a conferência que detectou a falha e verifique um caso de controle. Mantenha a evidência do resultado anterior e do resultado corrigido. Pendências aceitas precisam de justificativa e responsável; não as transforme silenciosamente em itens aprovados.
Cenário para treinar a equipe
Uma fatura possui duas colunas e um número de identificação com zeros à esquerda. A busca por uma palavra comum funciona, mas o identificador está incorreto. A equipe ajusta o processamento e repete a consulta específica. O aceite considera a leitura do campo e a renderização da página, não apenas a existência da camada textual.
Peça à equipe para identificar o ponto de controle, a evidência esperada e a pessoa responsável por decidir. O objetivo do exercício é verificar se o procedimento é compreensível e executável com os recursos disponíveis.
Checklist de encerramento
- Escopo conciliado com os itens efetivamente tratados.
- Controles específicos conferidos e evidências localizáveis.
- Exceções identificadas, com decisões e responsáveis.
- Acesso e integridade verificados conforme o projeto.
- Aceite registrado e orientação entregue à equipe de operação.
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
As fontes abaixo permitem conferir o contexto. A aplicabilidade normativa e os procedimentos de cada organização precisam de validação por seus responsáveis. Correções e dúvidas podem ser enviadas a comercial@arquindex.com.br, indicando a URL e o trecho.
Método editorial: síntese original apoiada em fontes identificadas, separação entre referência oficial e recomendação operacional, exemplos sem dados de clientes e revisão por mudança relevante. Nenhum caso desta página deve ser interpretado como resultado de cliente real.